முன்னிறுத்தல் (Presentation)

அன்பு நண்பர்களே நம்மில் பலர் பல நிறுவனங்களில் பணிப்புரிந்து வருகிறோம். அதில் சிலர் பல இடங்களில் உரையாற்றவும், உரையளிக்கவும், முன்னிறுத்தல் அளிக்கவும் வேண்டும் அவர்களுக்கு உதவும் வகையில் ஒரு சிறு கட்டுரை:

சிக்கலானக் கருத்தையும் எளிமையாகவும் தெளிவாகவும் வெற்றிகரமாக சொல்லுங்கள்

பலர் கூடியிருக்கும் அவையில் பேசும்போது விறுவிறுப்பாகவும், அவையோருக்கு உற்சாகம் அளிக்கும் வகையிலும் முன்னிறுத்தல் அமைதல் வேண்டும். சரியான முறையில் தயார் செய்யப்படாத அல்லது நமது குறிக்கோளைப்பற்றிய தெளிவற்ற நிலையில் பேசும் போது மிகச் சிறந்த, நல்லெண்ணத்துடன் உருவாக்கப்பட்டிருக்கும் முன்னிறுத்தம் (Presentation) அல்லது நமது உரையளிப்பு முற்றிலும் வீணாகப் போய்விடும்.

தயார் படுத்துதல்: வெற்றிகரமாக உரையளிப்பிற்கு முக்கியமானக் காரணி.
உங்களது உரையளிப்பு ஆற்றலுடன் இருக்க வேண்டுமென்றால் முதலில் உங்கள் குறிக்கோளில் தெளிவான முடிவுடன் இருங்கள். உங்கள் முன்னிருக்கும் கேள்விகள்:

• நான் ஏன் இந்த உரையளிப்பைக் கொடுக்கிறேன்?
  இந்த உரையளிப்பின் மூலம் அவையோருக்கு நான் சொல்ல விரும்புவது என்ன?
• எப்படிப்பட்ட பார்வையாளர்களுக்கான உரையளிப்பை நீங்கள் அளிக்கப்போகிறீர்கள், அவர்களுக்கு இந்த உரையளிப்பின் தலைப்பு மற்றும் சாரத்தைப் பற்றி எந்த அளவுக்கு விவரம் தெரியும் என்பதைப் பொருத்து உங்களின் உரையளிப்பு அமையவேண்டும்

முன்னிருத்தலின் அமைப்பு எவ்வாறு இருக்கவேண்டும்?

உங்களது முன்னிருத்தலின் குறிக்கோளையும், நோக்கத்தையும், அதற்கானப் பார்வையாளர்களையும் நீங்கள் முடிவு செய்தப்பிறகு இப்பொழுது நீங்கள் செய்யவேண்டிய முக்கியமான வேலை முன்னிருத்தலின் அமைப்பு.

முதலாவதாக இந்த முன்னிருத்தலுக்கு எவ்வளவு நேரம் தேவை என்பதை நீங்கள் முடிவு செய்ய வேண்டும். உங்களுக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ள நேரத்தை பல சிறிய பாகங்களாகப் பிரித்து ஒவ்வொரு பாகமும் உங்களது முன்னிருத்தலில் ஒரு குறிப்பிட்டப் பகுதியை விளக்கும் வகையில் இருக்குமாறுப் பார்த்துக்கொள்ளவேண்டும், அதே சமயத்தில் உங்களது முக்கியமானக் குறிக்கோளிலிருந்து வெளியில் செல்லாமலும் பார்த்துக்கொள்ளவேண்டும். உதாரணமாக முதல் பகுதி அறிமுகம் என்று வைத்துக்கொள்ளுங்கள். இந்தப் பகுதியில் நீங்கள் உங்களது முன்னிருத்தலைப் பற்றிய சுருக்கமான நோக்கம், அதாவது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்திருக்கும் தலைப்பிற்கானக் காரணம், அதன் மூலம் நீங்கள் எதை அடைய விரும்புகிறீகள்.போன்றவற்றை சுருக்கமாக விளக்கவேண்டும்.

அடுத்தப் பகுதியில் உங்கள் நிகழ்வுப் பட்டியலின் (Agenda) முதலில் உள்ள தலைப்பு இடம்பெற வேண்டும். அதைத் தொடர்ந்து நிகழ்வுப் பட்டியலின்படி மற்றத் தலைப்புகள் வரிசைப் பிரகாரம் அமையவேண்டும்.

உங்களின் அறிமுகம் மற்றும் மற்றப்பகுதிகளைப் பற்றிய ஒரு தெளிவு உங்களுக்கு ஏற்ப்பட்டப் பிறகு நீங்கள் சிறிது நேரம் செலவழித்து உங்களது முன்னிறுத்தலின் முடிவு எப்படி இருக்கவேண்டும் என்று யோசிக்கவேண்டும். பொதுவாக ஒரு முன்னிறுத்தலில் அறிமுகம் மற்றும் முடிவுரைப் பகுதிகள் தான் மிக முக்கியமானப் பகுதிகளாகக் கருதப்படுகிறது. அவைதான் உறுதியான, அழுத்தமானத் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும்.

உங்கள் முன்னிறுத்தல் தெளிவாகவும், தாக்கத்தை ஏற்படுத்தக்கூடிய வகையிலும் இருக்க நீங்கள் செய்யவேண்டியது:

உங்களின் முன்னிறுத்தல் சிறியதாகவும், எளிமையாகவும் இருக்கவேண்டும்.
பொதுவாக பார்வையாளர்கள் நீங்கள் சொல்லும் எல்லாக் கருத்துக்களையும் ஞாபகம் வைத்துக் கொள்ளமாட்டார்கள். அதனால் மிக முக்கியமானக் கருத்துக்களை சிறப்பான வகையில் உயர்த்திக் கூறவேண்டும்.
உங்கள் முன்னிறுத்தல் மிகநீளமாக இருக்காமல் பார்த்துக் கொள்ளவேண்டும். இல்லையென்றால் பார்வையாளர்களுக்கு சலிப்படையும் வாய்ப்பு ஏற்பட்டுவிடும்.

சில சமயம் பார்வையாளர்களுக்கு சந்தேகங்கள் ஏற்படும். அப்போது நீங்கள் செய்யவேண்டியது:

• நீங்கள் என்ன சொல்லப்போகிறீர்கள் என்று விளக்கவேண்டும் (உதாரணமாக, " இந்த முன்னிறுத்தலின்மூலம் நான் உங்களுக்கு சொல்லப்போவது என்னவென்றால்…" )
  முக்கியமான கருத்துக்களை தெளிவாகவும், விவரமாகவும், நிதானமாகவும் சொல்லவேண்டும்
• நீங்கள் என்ன சொன்னீர்கள் என்பதை மறுபடியும் சொல்லவேண்டும் (அதாவது இறுதியாக அல்லது சுருக்கமாக… .) என்று முடிக்கவேண்டும்.
• காட்சி சார்ந்த உபகரணங்களின் (visual aids) மூலம் உங்களின் முன்னிறுத்தலை பலப்படுத்தவேண்டும்:
• காட்சி சார்ந்த உபகரணங்களைப் பயன்படுத்தும்பொழுது, காட்சிவில்லை (slide), ஒளிப்படக்காட்டி (projector) ஒளிக்காட்சி (video) மற்றும் கணினி உபயோகப்படுத்தும் பொழுது முதலில் அவை சரியாக வேலை செய்கின்றனவா என்பதை சோதித்துக்கொள்ளவேண்டும். முக்கியமாக அவற்றை உங்களுக்கு சரியாக உபயோகிக்கிவும் தெரிந்திருக்கவேண்டும்.
• ஒரே காட்சிவில்லையில் (slide) அதிகமான தகவல்களை இடுவதைத் தவிறுங்கள். பொதுவாக ஒரு வில்லையில் அதிக பட்சமாக ஐந்து அல்லது ஆறு வரிகள் இருக்கவேண்டும்.
• சித்திரங்கள், அல்லது வரைப்படங்கள் பெரிதாகவும் தெளிவாகவும், அரங்கிலுளள அனைத்துப் பார்வையாளர்களாலும் சரியாகப் பார்க்கக் கூடிய வகையிலும் இருக்க வேண்டும். குறிப்பாக படங்களில் உபயோகிக்கப் பட்டிருக்கும் வண்ணங்கள் கண்ணை உறுத்தாத வகையில் இருக்குமாறுப் பார்த்த்க்கொள்ளவேண்டும்.
• பொதுவாக உங்கள் முன்னிருத்தல் காட்சிவில்லைகளின் தரத்தைப் பொருத்தே நிர்ணயிக்கப் படுகின்றன. அதனால் வில்லைகளின் வடிவமைப்பு (slide design) மற்றும் நடை (style) நீங்கள் சொல்லவிருக்கும் கருத்துடன் இணைந்து இருக்குமாறுப் பார்த்துக்கொள்ளவேண்டும்.
• உபரிப்பொருட்கள் அனைத்தையும் தயார் நிலையில் வைத்திருக்கவேண்டும். விளக்கப் படங்கள், அட்டவணை ஆகியவற்றை முடிந்தவரை முதலிலேயே தயார் செய்து வைத்திருக்கவேண்டும். முன்னிருத்தலில் குறிப்புகள் எழுதும் பொழுது பார்வையாளர்களுக்கு நன்றாகத் தெரியும் வகையில் பெரிய அளவில் அவற்றைத் தயாரிக்க வேண்டும்.

அரங்கத்தைத் தயார் செய்தல்

• பொதுவாக முன்னிறுத்தல் நிகழ்ச்சி நடப்பதற்கு முன்னதாகவே அரங்கைச் சென்று பார்க்கவேண்டும். இருக்கைகள் எவ்வாறு அமைக்கப்படவேண்டும் என்று முடிவு செய்யவேண்டும் (நீள் வட்ட அல்லது அரை வட்ட வடிவில் இருக்கைகள் அமைந்திருப்பது கருத்தாடலுக்கு நல்லது. இருக்கைகள் வரிசைகளில் அமைந்திருந்தால் கருத்தாடலுக்கு இடைஞ்சலாக இருக்கும்).
• உங்களதுக் காட்சி சார்ந்த உபகரணங்கள் எவ்விதம் பய்ன்படுத்தப்படவேண்டும் என்று முடிவு செய்யவேண்டும். வெளிச்சம், இடவசதி மட்டுமல்லாது அரங்கின் தட்பவெட்ப நிலையையும் ஆரம்பத்திலேயே சரிப்பார்த்துக் கொள்ளவேண்டும்.
• ஒவ்வொரு இருக்கையாளரும் பயன்படுத்தும் வகையில் கையேடு, எழுதுக்கோல் முதலியவற்றை எல்லா இருக்கைகளுக்கு அருகிலும் வைக்கவேண்டும். குடித்தண்ணீர் மற்றும் டம்ளர்களை மேஜையில் சரியானப்படி வைக்கவேண்டும்.
• நிகழ்ச்சி அரைமணி நேரத்திற்கும் அதிகமாக ஆகும்பட்சத்தில் சிறிய இடைவேளைகள் இருக்குமாறுப் பார்த்துக்கொள்ளவேண்டும். கழிவறை வசதிகள் அருகிலிருக்கிறதா என்பதையும் கவனித்துக்கொள்ளவேண்டும்.
  

தயாராதல்

உங்களது முன்னிறுத்தல் முழுவதையும் நீங்கள் நினைவில் வைத்துக்கொள்ளவேண்டிய அவசியமில்லை. ஆனால் அதைப்பற்றித் தெளிவாகத் தெரிந்திருக்கும் விதத்தில் பலமுறை ஒத்திகை ஓட்டம் செய்துப்பார்த்துக்கொளவது நல்லது. ஒருமுறைக்கு இருமுறை முழு முன்னிறுத்தலையும் வெள்ளோட்டம் பார்ப்பது மிகவும் பயன் தரும். எவ்வளவுகெவ்வளவு அதிகமாக நீங்கள் ஒத்திகை செய்கிறீர்களோ அவ்வளவுக்கவ்வளவு மிக நம்பிக்கையுடன் உங்கள் முன்னிறுத்தலை நீங்கள் அளிக்க இயலும், உங்கள் முன்னிறுத்தலை நீங்கள் கையாளும் விதத்தைப் பார்த்து அவையோருக்கும் ஒரு நல்ல ஈடுபாடு வரும். உங்கள் முன்னிறுத்தலை நீங்கள் சரியானப் படியும் முறையாகவும் தெரிந்திருக்கும்பட்சத்தில் உங்களால் மிகவும் நம்பிக்கையுடனும், உரக்கவும், தெள்ளத் தெளிவாகவும் விளக்கமுடியும்.

அவையோருக்கு சந்தேகங்களோ அல்லது மன ஈடுபாடோ ஆர்வக்குறைவோ உண்டாகாமல் பார்த்த்க்கொள்ளவேண்டியது மிக முக்கியம். உங்கள் குறிக்கோளில் நீங்கள் உறுதியாக இருங்கள். அவையோருக்கு நீங்கள் சொல்வதை நன்றாகப் புரியும்படி விளக்குங்கள். நீங்கள் சொல்லவிரும்புவதை ஆணித்தரமாக எடுத்துசொல்லுங்கள் அதன் மூலம் அவையோருக்கு அதிக ஈடுபாடு ஏற்படும், உங்கள் முன்னிறுத்தலும் வெற்றியடையும்.

சில முதன்மையானப் பயன் தரும் குறிப்புகளும், தொழில் நுணுக்கங்களும்:

உங்கள் முன்னிறுத்தல் வெற்றிகரமாக அமைய:

• முடிந்தவரை அதிகமானப் புள்ளிவிவரங்களையும், குழம்ப வைக்கக்கூடியத் தகவல்களையும் தவிர்த்துவிடுங்கள். அப்படிப்பட்ட விவரங்களை தனியாக அச்சடித்து பிறகு படித்து பார்க்கும் விதத்தில் கையில் கொடுத்துவிடுங்கள்.
• உங்கள் விளக்கத்தின்போது குறிப்பிட்ட ஒரு வார்த்தையை மறந்துவிட்டால் ஒரு கணம் நிறுத்தி உங்களின் குறிக்கோளை மனதில் கொண்டு வாருங்கள். இதன் மூலம் நீங்கள் குறிப்பிட்ட வார்த்தையை மறந்திருந்தாலும், உங்களின் நோக்கம் மாறாமலும் புதிய பல கருத்துக்களும், எண்ணங்களும் தோன்றக்கூடிய வாய்ப்பும் ஏற்படும்.
• உங்களுக்கு வெற்றிகிட்டும் என்பதில் உறுதியாகவும் நம்பிக்கையுடனும் இருங்கள்.
• நிதானமாக மூச்சை இழுத்து விட்டுக்கொண்டு ஆரம்பியுங்கள்
• ஆரம்பிப்பதற்குமுன் அவையோருக்கு ஏதாவதுத் தேவவப்படுகிறதா என்றுக் கேட்டுக் கொள்ளுங்கள்.
• பலவிதமானக் காட்சி சார்ந்த உபகரணங்களைப் பயன்படுத்தும்பொழுது பார்வையாளர்களை நேராகப் பார்த்து விளக்கக்கூடிய வகையில் உங்களுடைய இடத்தை அமைத்துக்கொள்ளுங்கள்.
• எக்காரணத்தைக் கொண்டும் உங்கள் முதுகைப் பார்வையாளர்கள் பார்க்கக் கூடிய விதத்தில் திரும்பிக்கொண்டு நிற்காதீர்கள்.
• ஏற்கனவே விளக்கியப்படி ஒரே வில்லையில் அதிகமான விவரங்களை எழுதுவதைத் தவிறுங்கள். சிலர் முன்னிறுத்தல் அளிக்கவேண்டுமென்றால் ஏற்கனவே சேமிக்கப்பட்டிருக்கும் விவரங்களை அப்படியே வெட்டி ஒட்டி விடுகிறார்கள். இது மிகவும் தவறான செயல். ஒரு கருத்து இரண்டு அல்லது மூன்று வரிகளுக்கு மிகாமல் இருக்க வேண்டும். கருத்துகளுக்கு வரிசைப் புள்ளிகளோ அல்லது வரிசை எண்களோ கொடுப்பது நல்லது. (bullets or serial number)

காட்சி வில்லைகளை (slides) உபயோகிக்கும் முறை:

• எல்லா வில்லைகளும் ஒரே அமைப்பில் இருக்குமாறுப் பார்த்துக் கொள்ளவேண்டும்.
• முதல் வில்லையைப் போலவே எல்லா வில்லைகளும் ஒரே வண்ணத்திலும் எழுத்துருவிலும் இருப்பது நலம்.
• பின்திரை வண்ணம் (background color) எழுத்துக்களை மறைக்காதவாறு இருக்கும்படி பார்த்துக்கொள்ளவும். பொதுவாக வெண்மை, அல்லது வெளிர் நீலம் நன்றாக இருக்கும்.
• வில்லைகளில் ஒரே எழுத்துருவை உபயோகியுங்கள், தலைப்பு, உபத்தலைப்புகளுக்கு எழுத்தின் அளவு கொஞ்சம் பெரிதாக இருக்குமாறுப் பார்த்துக் கொள்ளவும்.
• வரைப்படங்களில் அதிக வண்ணங்களைத் தவிறுங்கள்.
  தேவையில்லாத வில்லைகளை நீக்கி விடுங்கள். (மறதியினால் நீக்காமல் பலக் குழப்பங்கள் ஏற்பட்டிருக்கின்றன)
• இந்த முன்னிறுத்தலை மட்டும் தனியாக பெயரிட்டு சேமித்து வையுங்கள். ஒரு நகலும் எடுத்து வையுங்கள் (சில சமயம் உங்கள் கணி வேலை செய்யாமல் போய் விடும் பொழுது வேறு கணியை உபயோகிக்கக் கூடிய நிலைம உருவாகும் போது நகல் உங்களுக்கு உதவும்)
• உங்களின் முன்னிறுத்தலை அச்செடுத்து வைத்துக்கொளவது மிகவும் முக்கியம்.
• வரைப்படங்களை தவறுதலாகச் சொடுக்கும்பொழுது சில சமயம் அது அதன் மூல மென்பொருளுக்குப் போய்விடும். அதனால் வரைப்படம் முடிந்தவுடன், மூல மென்பொருளின் இணைப்பைத் துண்டித்து விடுங்கள்.
• எழுத்துக்களும், படங்களும் குதிப்பதும் நடனமாடுவதும் போனற இயக்கமூட்டல்களை (animation) முடிந்தவரைத் தவிறுங்கள். இவை பல சமயங்களில் முன்னிறுத்தலின் குறிக்கோளிலிருந்து தடம் மாற்றிவிடும் சக்திக்கொண்டவை. முடிந்த வரை மிகவும் எளிமையாக சொல்லவந்த விஷயத்தைச் சார்ந்ததாக இருக்குமாறுப் பார்த்துக்கொள்ளவேண்டும்.

மிக முக்கியமாக கவனிக்க வேண்டியவை:

• பார்வையாளர்களை நேரடியாகப் பார்க்கவேண்டும்
• ஒரே பார்வையாளரைப் பார்த்துப் பேசாமல் அனைவரையும் மாற்றி மாற்றிப் பார்த்துப் பேசவேண்டும்.
• உங்களது முன்னிறுத்தல் விறுவிறுப்பாக இருக்குமாறுப் பார்த்துக்கொள்ள வேண்டும். சிறிது விறுவிறுப்புக் குறைந்தாலும், பார்வையாளர்களின் ஈடுபாடுக் குறைந்து விடும். சிலர் தூங்க ஆரம்பித்துவிடுவார்கள்.
• நடு நடுவே புத்துணர்ச்சியூட்டும் விதத்தில் நகைச்சுவையைக் கலந்துப் பேசுவது மிகவும் பயன் தரும்.
• உங்கள் முன்னிறுத்தலை ஒளிப்படமாக எடுத்து வைத்துக் கொள்ளவும். இதற்காக நீங்கள் தனியாக எதுவும் செய்ய வேண்டியதில்லை. நிகழ்ச்சி தொடங்குவதற்கு முன் சரியான இடத்தில் உங்கள் ஒளிப்படக்கருவியை பொருத்திவைத்துவிட்டால் போதும்.

இந்தியாவில் வெளியூர்களில் முன்னிறுத்தல் அளிக்கப் போகும்போது மறக்காமல் கீழ்க்கண்டப் பொருட்களையும் எடுத்துசெல்ல வேண்டும்.

• பொருத்துக்குழி, தாங்கு குழி (Socket)
• செருகி (Plugs)
• ஊசி, பொருதிக்கம்பி, செருகாணி (செருகி ஆணி), ஆணி (Pin)
• மின்வடம், மின்கம்பி (cable, wire)
• வெண்திரை (white screen)
• ஒளிப்படக் காட்டி: (Projector)

முடிவுரை:முன்னிறுத்தல் பற்றி ஏற்கனவே நண்பர்கள் பலருக்குத் தெரிந்திருக்கும். நான் ஒரு சிறிய முயற்சி எடுத்திருக்கிறேன். ஏதாவது குறைகள் இருந்தால் தயவு செய்து தெரிவிக்கவும். உங்கள் சந்தேகங்களையும் எழுதவும். எனக்குத் தெரிந்தவரை விளக்க முயற்சிக்கிறேன்.